Überblick

Mit auditBus vereinfachen Sie die Prüfung einheitlicher Standards in Ihrem Unternehmen. Vermeiden Sie unnötige Fehlerquellen durch heterogene Informationstechnik und versammeln alle Player und Ressourcen in einem einzigen System.

Schnell, effizient, zuverlässig und einfach in der Anwendung.

Als Projekt-Manager planen Sie Audits ganz einfach durch die Verteilung der Fragebögen auf Standorte und Auditoren. Die Auditoren planen selbständig ihre Termine und erfassen die Audits direkt Online im Web-Browser oder Offline mit dem Smartphone oder Tablett. Sie können alle Projektfortschritte und die Zwischenergebnisse in Ihrem Webbrowser verfolgen. 

auditBus verbindet:

Standorte sind die zu prüfenden Objekte - meist also z.B. Filialen, Niederlassungen, Werkstätten oder sonstige Einrichtungen die besichtigt werden müssen.

Checklisten sind die Auditleitfäden bzw. Fragebögen zur Erfassung der Daten.

Benutzer sind die Auditoren, die diese Orte audsuchen und die Informationen eingeben.

auditBus vereint alles, was Sie zur Qualitätsprüfung sonst noch brauchen in einer Anwendung und gibt jedem  Benutzer genau die Werkzeuge, die er für seine Aufgaben benötigt. Ohne Installation von Softwarekomponenten, direkt im Firefox oder Chrome Browser und auf jeder Hardware.

Die individuelle Verteilung von Aufgaben und Inhalten und die Notwendigkeit zur Erfassung von Informationen mit herkömmlichen Kommunikationsmitteln entfällt.

Alle Daten werden auf dem Server zentral für alle Teilnehmer aktualisiert. Mehrsprachige Inhalte in länderübergreifenden Organisationen werden sofort übersetzt und in der jeweiligen Landessprache ausgeliefert.

Standort

Standorte sind die Haltestellen des auditBus. Sie beschreiben das zu prüfende Objekt hinsichtlich Art und Lage. Obwohl als "Standort" bezeichnet sind es nicht zwingend, aber eben meistens geografische Objekte.

Durch Zuordnung einer Checkliste zu Standort und Anwender, lösen Sie automatisch den Auftrag an Ihren Auditor aus.

Zu Inhaltsebenen gruppierte Standorte mit dezidierten Zugriffsrechten für lokale Projektmanager und Leadauditoren helfen Ihnen dabei, die Effizienz in der Abarbeitung verteilter Standorte zu erhöhen. Durch Gruppierungen lassen sich ausserdem Teilmengen für die Auswertung definieren und Zuständigkeiten für Post-Prozesse darstellen.

Standorte und Gruppen zeigt auditBus Ihnen im Menübaum auf der linken Seite. Um die Inhalte einer Gruppe zu sehen, öffnen Sie den jeweiligen Ordner durch klick auf das Ordner-Icon. Um eine Ebene oder einen Standort auszuwählen, klicken Sie auf den angezeigten Namen. Die vorhandenen Daten zum aktuell gewählten Standort werden im Seitenkopf, über den Reitern Ihres Desktop angezeigt. Um die Standort-Informationen zu ändern, klicken Sie auf den Namen oder die Adresse im Seitenkopf.

 

 

Um einen neuen Standort per Hand einzufügen, wählen Sie zuerst die Ebene oder den Standort, dem Sie ein neues Element hinzufügen möchten und wählen "add location here" (bzw. "Standort hinzufügen").

Zu jedem Standort müssen Sie mindestens "Company Name" und "CompanyShortName" eintragen. "CompanyShortName" dient vor allem der Bezeichnung im Auswahl-Menübaum links. Darüberhinaus können können Sie zu jedem Standort die vollständige Adresse und bei Bedarf erweiterte Informationen speichern.

 

Für die Anzahl und Struktur der Standorte gibt es keine festen Regeln. Sie folgen grundsätzlich Ihren Anforderungen bzw. den vorgegeben Strukturen der dargestellten Organisation.

Die in Ihrem Menübaum dargestellte Struktur ist nicht abschließend. Sie kann jederzeit erweitert und verändert werden. Standorte erfüllen auch als als Inhaltsebene eine ganz wesentliche Funktion für Benutzerrechte und die Auswertung.

Benutzer

auditBus ermöglicht eine überschneidungsfreie Verteilung von Fragebögen auf große Teams. Sie haben dabei die optimale Kontrolle über Richtigkeit, Vollständigkeit und jeden Projektfortschritt.

Die Auditoren haben nach der Anmeldung automatisch Zugriff auf alle Standorte, an denen Sie ein Audit durchführen. 

Administratoren, Leadauditoren und Beobachter erhalten Zugriff durch direkte Zuweisung von Inhaltsebenen.

Personale Zuordnung von Fragebögen und Inhaltsebenen bestimmen den Umfang der Daten, die jedem Benutzer zugänglich sind. 

Die Benutzerrolle ( Administrator, Auditor oder Betrachter ) bestimmt, auf welche Funktionen der Benutzer zugreifen kann, z.B. ob er Daten verändern darf oder Auswertungen erstellen darf.

 

 

Jeder Anwender sieht nur die in seiner Zuständigkeit notwendigen Informationen und Befehle. Das vereinfacht die Bedienung und steigert die Performanz.

Auditoren werden in der Regel keine Inhaltsebenen zugewiesen - sind unmitttelbare Besitzer der Audit-Checklisten und haben damit autmatisch Zugriff auf ihre Standorte. Sie haben über die Auditierung hinaus keine weiteren Aufgaben im System. Ihr Zugriff erlischt mit Vervollständigung und Abschluss eines Audits, also der fortschreitenden Abarbeitung automatisch.

Leadauditoren haben erweiterte Teamfunktionen. Sie haben dauerhaften Zugriff auf Team-Standorte, auch wenn sie dort über keinen eigenen Fragebogen verfügen. Sie können neue Checklisten hinzufügen und neue oder bereits vorhandene, den Mitgliedern ihres Teams zuweisen, jedoch weder Inhalte löschen oder auf administrative Bereiche zugreifen.

Administratoren haben Zugriff auf alle Systemfunktionen einschließlich der Bearbeitung aller Checklisten, können in der Anwendung aber durch Zuweisung einzelner Standorte oder Inhaltsebenen auf diese Bereiche beschränkt werden.

Betrachter haben nur Lesebefugnis für Berichte, noch nicht abgeschlossene Checklisten und Auswertungen und können nicht auf administrative Funktionen zugreifen

 

 

Fragebogen

Mehr als eine Checkliste.

Der Fragebogen wird zum multi-funktionalen Objekt: Als Leitfaden für Auditoren, Objektschlüssel zum speichern und abrufen der Daten in Ihrem Netzwerk und Grundlage für alle Dokumente - von Datenerfassungsmasken, über die erstellung einzelner Auditberichte bis zur Gesamtauswertung.

Fast alle Veränderungen am Audit werden daher nur an einer Stellen im Fragebogen durchgeführt und wirken sich auf alle abgeleiteten Inhalten unmittelbar aus.

auditBus unterstützt an Sachverhalte angepasste Fragestellung. Einzelne Fragen, ganze Blöcke oder verstreute Fragen können je nach Beantwortung von Filterfragen eingeblendet bzw. herausgenommen werden. Fragebögen unterstützen damit auch unerfahrene Anwender optimal bei ihrer Arbeit.

Zweifellos ist die Herstellung des Fragebogens damit der Anspruchsvollste und zugleich arbeitsintensivste Teil des Set-Up für ein neues Audit. Zugleich sind damit aber in aller Regel auch 85% der Arbeit getan.

Die Fragebogen-Syntax stellt Gliederungsebenen für die verschiedenen Bereiche Ihres Fragebogens und vier verschiedene Fragetypen ( die durch Erweiterungsattribute noch weiter differenziert werden können ) zur Verfügung: Listen mit Einfach- oder Mehrfachauswahl, einzeilige Textfelder und mehrzeilige Textboxen und Dateiuploads für Bilder und Dokumente. Die Anzahl der Bereiche ( Kapitel ) je Fragebogen ist ebenso wie die Anzahl der Fragen, die ein Kapitel enthalten kann, grundsätzlich nicht begrenzt.

auditBus bringt einen einfachen XML - Editor mit, der die korrekte Syntax des Quellcodes überwachen kann, umfassendere Werkzeuge wie Oxygen® oder XMLSpy® können Ihnen die Arbeit mit XML - Codes noch erleichtern.

Um einer Inhaltsebene einen neuen Fragebogen hinzuzufügen wird zuerst der Standort angelegt bzw. ausgewählt und danach ein leeres Template hinzugefügt (Hier: "MyNewChecklist"). Hier zum Beispiel  ein einzelnes Kapitel mit nur 2 Fragen: Die erste ist eine einfache Textbox eine geschlossene Frage mit drei vorgegebenen Antworten, von denen nur eine ausgewählt werden kann.

 

 

 

 

Assessments sind erweiterbare Kopien des Fragebogen-Templates, die einem Benutzer gehören.

Das Template ist "die Mutter" aller Assessments. Soll an einem Standort ein Audit durchgeführt werden, wird dafür eine Kopie der Vorlage für die Datenerfassung erzeugt. Diese Kopie ist vor unbeabsichtigten Änderungen geschützt - insbesondere kann sie nicht rückwirkend, also nach dem Ausfüllen verändert werden. Veränderungen am Template können durch die Anwender auch nur auf solche Prüfungen angewandt werden, die noch keine Daten enthalten.

Ferner kann die Arbeitskopie im Audit vom Bearbeiter um Abweichungen, Kommentare und Nachweise wie z.B. Bilder erweitert werden.

 

 

 

 

Inhaltsebenen

Alle auditBus Inhalte sind einer Ebene zugewiesen. Das gilt auch für die Ebene selbst.

Jede Ebene repräsentiert im Normalfall einen Standort. Jedem Standort können bei Bedarf beliebig viele Standorte untergeordnet werden. Diesen können wiederum beliebige Standorte untergeordnet werden. Das Aussehen der Teilbäume, die so entstehen, ist weder festgelegt, noch zwingend einheitlich und folgt den Strukturen der betrachteten Organisation.

Der Zugriff auf Inhalte wird durch Zugriff auf Teilbäume und Standorte organisiert.

  • Fragebögen sind verfügbar, für die Ebene, auf der sie angelegt wurden und für die Ebenen darunter.
  • Benutzer werden Inhaltsebenen hinzugefügt und erhalten Zugriff auf die Daten ihrer Ebene und deren Kinder.
  • Durch Auswahl einer Inhaltsebene werden die Gesamtergebnisse dieser Ebene aufbereitet und die KPI's ggf. den nachfolgenden, tieferen Ebenen gegenübergestellt.

 

 

Alle Informationen in auditBus beziehen sich immer auf die aktuell ausgewählte Inhaltsebene. Um die Ergebnisse einer anderen Teilmenge auszuwerten, kann die Inhaltsebene gewechselt werden.

 

Neue Standorte bzw. Ebenen werden der aktuell ausgewählten Ebene hinzugefügt. Um beispielsweise in der Ebene "Germany" im Beispiel links einen neue Ebene anzufügen, wird zuerst "Germany" ausgewählt, und dann Standort hinzufügen.

Die Struktur der Ebenen kann jederzeit geändert werden. Um beispielsweise die Ebene "Central" in "Central-South" und "Central-North" aufzuteilen, werden diese Ebenen zum Ordner "Central" hinzugefügt, und anschließend z.B. der gesamte Zweig "Austria nach "Central-South" und "Germany" nach "Central-North" verschoben.

Diese Art der Clusterung aller auditBus Daten ist nicht nur eine Komfortable Methode, die Benutzerrechte nach regionalen Zuständigkeiten zu organisieren. Sie ermöglicht außerdem sehr einfach Benchmarks z.B. nach Zuständigkeiten oder Regionen.