Du kannst jeden auditBus - Fragebogen an einen externen Benutzer delegieren indem du die Checkliste statt einem registrierten Benutzer einer Mail-Adresse zuweist. Diese Möglichkeit ist vor allem für Maßnahmenpläne gedacht - geeignete Maßnahmen und Verantwortlichkeiten werden i.d.R. von, oder zumindest in Abstimmung mit den Auditees festgelegt.
Für die "Sicherheitsstandards DFB" - Checkliste ist die Zuweisung an einen externen E-Mail Empfänger deshalb bereits vorbereitet. Jeder aus "Sicherheitsstandards DFB" erzeugte Maßnahmenplan ist bereits für den Versand an eine E-Mail Adresse konfiguriert. Wenn du bei Frage O1.3.1 eine Mailadresse bereits eingetragen hast, wird diese automatisch in den Maßnahmenplan übernommen:
Abb. 1
Selbstverständlich kannst du die Einstellung für einen externen Benutzer auch nachträglich vornehmen. Zu diesem Zweck öffnest du den Maßnahmenplan und trägst die Adresse in das Feld T0.1 "Mailadresse des Ausfüllers" unter "Audit" ein:
Abb. 2
Ist ein Empfänger eingetragen, bekommst du den Link: "Versenden Empfänger.tld" angeboten:
Abb. 3
Per klick auf den Link wird die Einladung an die angegebene Adresse verschickt:
Abb. 4
Bearbeitung der Inhalte durch Gast-Benutzer
Der E-Mail Empfänger muss zum öffnen des Maßnahmenplans nur die im Fragebogen eingetragene Empfänger-Adresse (Abb. 3) angeben.
Abb. 5
Der Maßnahmenplan ist so gestaltet, dass externe Benutzer lediglich die für Sie zur Bearbeitung freigegebenen Fragen sehen können. Für den Auditor vorgesehene Inhalte sind für den Gast-Benutzer unsichtbar.
Abb. 6
Die Handhabung für Gast-Benutzer entspricht exakt der Bearbeitung wie du sie aus dem auditBus für die Auditoren kennst.
Der Link auf den Maßnahmenplan bleibt erhalten, auch wenn du den Maßnahmenplan selbst bearbeitest, oder nach einer Änderung in der Checkliste den Maßnahmenplan aktualisierst oder die E-Mail erneut versendest. Der Gast-Benutzer kann aus seiner Mail (Abb. 4) weiterhin den Maßnahmenplan öffnen und seine Felder überarbeiten.
Um den externen Zugriff zu unterbinden ohne den Link zu zerstören, kannst du (ggf. nur vorübergehend) die E-Mailadresse im Maßnahmenplan (Abb. 3) löschen oder ändern. Stimmt die Mailadresse beim Gast-Login (Abb. 5) nicht mit dieser Adresse überein, erhält der Benutzer eine Fehlermeldung.
Gast-Zugriff beenden
Du kannst den externen Zugriff endgültig unterbinden und den versendeten Link ungültig machen. Zu diesem Zweck musst du die Zuweisung der Checkliste an "external" ändern. Zu diesem Zweck öffnest du die "Eigenschaften" und änderst "external" z.B. auf deinen eigenen Benutzernamen.
Abb. 6
Durch diese Änderung wird der versendete Link ungültig und der Maßnahmenplan ist nicht länger als Gast-Benutzer erreichbar. Du kannst zu einem späteren Zeitpunkt erneut "external" als Auditor einstellen um einen neuen Gast-Zugang zu ermöglichen. Allerdings wird dabei jedes mal ein neuer Link erzeugt - Früher erzeugte Links bleiben ungültig und können nicht wieder hergestellt werden.