Auditrelevante Dokumente werden vermittels der Excel-Datei eingetragen oder geändert, die jeweils aus dem aktuellen Fragebogen heruntergeladen werden kann. Eine direkte Änderung in der Checkliste ist nicht (mehr) zulässig. Grund ist, dass beim Upload nun alle Audits im selben Ordner und nicht nur die bearbeitete Checkliste aktualisiert werden, um die Daten für alle beteiligten Auditoren synchron zu halten.
Den Link zum Download finden Sie unter dem Reiter "Audit", links oben. Der Upload erfolgt über das Datei-Auswahlfeld unter "Auditrelevante Dokumente":
Nach Überarbeitung der Informationen in Spalte D, laden sie die Tabelle wie oben dargestellt in Ihr Audit. Die Daten werden in allen Audits im gleichen Ordner aktualisiert. Die übrigen Inhalte der Excel Datei sollen nicht verändert werden und sind deshalb Passwortgeschützt.
Achten Sie ggf. auf Übereinstimmung der ersten Ziffern (vor dem Punkt; das ist die ID des Ordners/Vereins) mit der ID Ihrer Checkliste. Ein Upload mit einer abweichenden ID wird unterbrochen, um Verwechslungen zu vermeiden.
Der Upload kann beliebig oft durchgeführt werden.
Beim ersten Download können die Daten nicht aus der bearbeiteten Checkliste übernommen werden, diese ist ja noch leer. Es werden die relevanten Daten im aktuellen Ordner und allen Unterordnern gesucht und schließlich diejenigen, aus dem Audit das zuletzt bearbeitet wurde ausgewählt.
Da die Einbeziehung der Auditrelevanten Dokumente in die Checkliste relativ neu ist, werden auch alte Checklisten mit dem Namen "Auditrelevante Dokumete" in die Suche und den Export einbezogen um den Reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Sofern für Ihren Audit-Typ nicht alle Fragen geprüft und im Bericht ausgegeben werden, Finden Sie die eigentlich nicht zu prüfenden Dokumente in einem eigenen Sheet ("Allgemein"). Für ein Zertifizierungsaudit mit Teilnehmender Beobachtung ist dieses Sheet nicht vorhanden.